10 Fragen und Antworten für Bundesfinanzministerium - Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 - Stand Oktober 2025

1. Was ist die Definition einer "E-Rechnung" und wie unterscheidet sie sich von herkömmlichen Papierrechnungen?

   • Antwort: Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird, z. B. in einem XML-Format. Sie ermöglicht eine elektronische Verarbeitung und bietet Vorteile bei der Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsverfahren.

2. Wann ist die verpflichtende E-Rechnung in Deutschland eingeführt worden?

   • Antwort: Die verpflichtende E-Rechnung wurde am 1. Januar 2025 eingeführt. Ab diesem Zeitpunkt müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen für Umsätze zwischen ihnen ausstellen, es sei denn, sie fallen unter Ausnahmeregelungen.

3. Wie funktioniert die Übergangsregelung für Unternehmen, die nicht bereit sind, auf E-Rechnungen umzusteigen?

   • Antwort: Während einer Übergangszeit von 2025 bis 2027 können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate verwenden, die den Anforderungen an eine E-Rechnung entsprechen. Sie können auch ein hybrides Format verwenden, das sowohl eine elektronische als auch eine gedruckte Version der Rechnung umfasst.

4. Welche Ausnahmen gibt es für die verpflichtende E-Rechnung?

   • Antwort: Ausnahmen gelten für Sonstige Rechnungen, einschließlich Papierrechnungen und Rechnungen auf einfachem PDF-Format. Auch für bestimmte Umsätze wie Bar- oder Bargeschäfte und für Kleinunternehmer mit speziellen Regelungen bestehen Ausnahmen.

5. Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass es eine E-Rechnung empfangen kann?

   • Antwort: Um E-Rechnungen empfangen zu können, muss der Empfänger über die entsprechende technische Infrastruktur verfügen, einschließlich eines E-Mail-Postfachs oder eines geeigneten elektronischen Rechnungssystems. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie auf elektronische Rechnungen vorbereitet sind und die erforderlichen Systeme eingerichtet haben.

6. Was ist eine "Leitweg-ID" und warum wird sie für die Erstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen benötigt?

   • Antwort: Eine Leitweg-ID ist eine eindeutige Identifikation, die verwendet wird, um Rechnungen an öffentliche Behörden zu senden. Es ermöglicht die elektronische Weiterleitung und Verarbeitung von Rechnungen innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Für B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen ist normalerweise keine Leitweg-ID erforderlich.

7. Welche Formate sind für eine E-Rechnung zulässig?

   • Antwort: E-Rechnungen müssen die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931 erfüllen, einschließlich Struktur und Interoperabilität. Beliebte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD Version 2.0.1 sind mit dem UStG vereinbar und ermöglichen eine automatische elektronische Verarbeitung.

8. Wie kann eine E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?

   • Antwort: Die Übermittlung von E-Rechnungen kann auf verschiedene Weise erfolgen, einschließlich E-Mail, elektronischer Schnittstelle oder zentraler Speicherung. Der Empfänger sollte ein geeignetes System haben, um die Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten.

9. Welche zusätzlichen Verpflichtungen hat ein Unternehmen im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von E-Rechnungen?

   • Antwort: Gemäß § 14b Absatz 1 UStG muss ein Unternehmen Doppelrechnungen für einen Zeitraum von acht Jahren aufbewahren. Für E-Rechnungen ist es wichtig, den strukturierten Teil intakt zu bewahren, um die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten. Die Aufbewahrung kann mit Hilfe geeigneter Software und Systeme sichergestellt werden.

10. Wie können Steuerzahler ihre E-Rechnungen beim Finanzamt einreichen?

    • Antwort: Steuerzahler können E-Rechnungen über das ELSTER-Portal (Elektronische Steuererklärung) an die Finanzverwaltung senden. Sie können die Funktion "Belegnachreichung zur Steuererklärung" nutzen und ihre E-Rechnungen dort hochladen.